Como ressalta o diretor de operações da Vert Analytics, Rolando Bonaccorsi, processos mal priorizados costumam consumir tempo e orçamento sem gerar o retorno esperado quando a automação é aplicada de forma aleatória. Assim sendo, a escolha do que automatizar primeiro deve seguir critérios objetivos, não intuição ou pressão do momento. Isso evita investimentos em tarefas pouco relevantes, enquanto gargalos reais continuam consumindo recursos da equipe.
Desse modo, antes de qualquer decisão técnica, é preciso entender o que torna um processo elegível para automação. Volume de execuções, grau de repetitividade e impacto do erro humano formam a base dessa análise. Pensando nisso, a seguir detalharemos como aplicar esses três filtros na rotina da sua empresa.
Por que nem todo processo merece automação imediata?
Automatizar por automatizar cria uma complexidade desnecessária, conforme frisa Rolando Bonaccorsi, engenheiro de computação com MBA executivo. Um processo raro, executado poucas vezes ao mês, dificilmente justifica o investimento em ferramentas e integração de sistemas. Ou seja, o retorno financeiro simplesmente não aparece na mesma proporção do esforço técnico envolvido na implementação.
Ademais, a lógica muda quando o processo se repete diariamente e envolve múltiplas pessoas. Nesses casos, cada minuto economizado se multiplica pela frequência de execução, gerando ganhos cumulativos significativos ao longo do tempo. É esse cálculo que deve orientar a priorização.
O volume de execuções como o primeiro filtro
O volume é o critério mais simples de mensurar e, por isso, deve ser o ponto de partida de qualquer diagnóstico. Processos com alta frequência de execução concentram o maior potencial de economia, mesmo quando cada tarefa individual parece pequena diante da operação como um todo.
Para levantar esse dado, vale mapear quantas vezes cada processo é executado por semana ou mês, quantas pessoas participam dele e quanto tempo cada execução consome. De acordo com Rolando Bonaccorsi, esses números revelam padrões que muitas vezes passam despercebidos na rotina.
Repetitividade: o padrão que revela oportunidades
Um processo repetitivo segue etapas previsíveis, sem variações significativas de contexto. Essa previsibilidade é o que torna a automação viável tecnicamente, já que regras fixas são muito mais simples de programar do que decisões que dependem de julgamento humano caso a caso. Tendo isso em vista, os seguintes sinais ajudam a identificar processos repetitivos com potencial real de automação:
- Entrada padronizada: os dados recebidos seguem o mesmo formato em praticamente todas as execuções;
- Regras fixas: as decisões tomadas dependem de critérios objetivos, sem exceções frequentes;
- Baixa variação de contexto: o processo não muda de acordo com quem o executa;
- Documentação simples: o passo a passo pode ser descrito em poucas linhas, sem ambiguidade.
Quando esses sinais aparecem juntos, o processo tende a responder bem à automação, com implementação relativamente rápida e resultados visíveis em curto prazo.
Qual o peso do erro humano nessa priorização?
Processos manuais e repetitivos concentram boa parte dos erros operacionais de uma empresa, especialmente quando exigem atenção constante por longos períodos. Rolando Bonaccorsi elucida que o cansaço e a distração natural do trabalho humano tornam esses processos vulneráveis a falhas que a automação simplesmente elimina.
Dentre esse prospecto, o impacto desse erro varia conforme a área. Um erro de digitação em um relatório interno tem consequência limitada, mas o mesmo tipo de falha em um processo financeiro ou de faturamento pode gerar prejuízo direto e comprometer a confiança do cliente na empresa.
Como cruzar os três critérios na prática?
Nenhum critério isolado deve definir a decisão final, como enfatiza Rolando Bonaccorsi. Dessa maneira, o ideal é atribuir uma pontuação simples para volume, repetitividade e impacto do erro em cada processo mapeado, somando os resultados para chegar a um ranking objetivo de prioridades.
Assim sendo, processos que pontuam alto nos três eixos entram na fila inicial de automação. Já aqueles com pontuação mista, alto volume, mas baixa repetitividade, por exemplo, exigem uma análise complementar antes de qualquer decisão de investimento em ferramentas.
Priorizar com critério evita desperdício de esforço
Em conclusão, a automação entrega valor quando resolve um problema real de escala, não quando segue tendência. Portanto, cruzar volume, repetitividade e impacto do erro humano transforma uma decisão antes subjetiva em um processo de escolha replicável, que pode ser revisado periodicamente conforme a operação da empresa cresce e se transforma.
